06 fév 2009

Les fonctions avancées de GMAIL

Publié par at 17:33 Sous Article

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De tous les services de courriels Web gratuits, Gmail est probablement celui qui offre le plus de fonctions à son utilisateur. Que ce soit le protocole IMAP, la possibilité de gérer tous vos comptes courriel au même endroit ou encore d’utiliser des identités différentes lorsque vous envoyez vos messages, GMail offre une panoplie de fonctions qui vous permet de gérer votre courriel facilement et confortablement..

J’utilise ce service de Google quotidiennement depuis 2004. Comme de nombreux utilisateurs, j’utilise exclusivement l’interface de GMail comme application de courriel. Elle est à la fois simple tout en offrant de nombreuses possibilités à son utilisateur.

Voici donc quelques trucs, fonctions et ajouts que j’utilise sur Gmail sous le navigateur Firefox (mais la majorité des extensions de Firefox est, ou sera, disponible sous le nouveau navigateur Chrome de Google).



ErgonomieGmail redesigned

Tout d’abord l’environnement général; l’environnement de GMAIL est un peu tristounet et j’utilise une extension qui s’appelle « Google Redesigned Extension » qui met un peu couleur même si Gmail a mis récemment à disposition des thèmes d’arrière-plan (que je n’ai pas encore testé). Cette extension s’applique aussi avec Google Calendar.

Pour un excellent complément à cette extension, je vous suggère le module “Better GMail 2“. Cette compilation de scripts de Greasemonkey vous permet d’améliorer sensiblement l’interface de GMail. Better GMail 2 vous permettra, entre autres, d’afficher l’icône du type de document que vous avez en pièce jointe, de modifier l’interface de Gmail, d’afficher le détail d’un message dans la liste des courriels et d’ajouter un CCi automatiquement à vos nouveaux messages par exemple. Cette extension s’applique également à Google Calendar.

Better Gmail 2

Colorez vos messages grâce à la combinaison filtre et libellé. Il est plus facile de s’y retrouver dans votre boite de réception lorsque que les messages possèdent une couleur qui leur est propre. Vous pouvez facilement attribuer une couleur aux messages d’un expéditeur ou d’une liste de distribution en créant un filtre qui attribuera un libellé aux messages d’un expéditeur. Par la suite, il ne vous restera plus qu’à sélectionner une couleur pour votre libellé. Lorsque de nouveaux messages de cet expéditeur vous seront envoyés, ils apparaîtront dans votre boîte de réception avec la couleur que vous avez sélectionnée.

 

Et enfin pour en terminer avec l’ergonomie, j’utilise le module « Gmail Signature » qui permet de générer plusieurs types de signature en format HTML en fonction du destinataire. Je ne suis pas un expert de ce langage mais en utilisant un outil comme KOMPOZER (GNU General Public License)Gmail signature, il vous suffit de composer le cadre de la signature, de copier le code HTML et de la coller dans la zone adéquate de « Gmail signature », c’est très simple et très efficace. Vous pouvez créer plusieurs signatures en fonction de votre compte ou du destinataire. Le seul inconvénient de ce module est qu’il n’est pas en GNU General Public License et vous devez vous inscrire (gratuitement) sur le site pour pouvoir l’installer.

 

Les fonctions principales de Gmail

Les Libellés (Label)

Une des fonctions originales de Gmail est la possibilité de classer rapidement vos courriels en leur affectant un ou plusieurs libellés (étiquettes) ce qui permet de les retrouver rapidement avec l’option de recherche incorporée.

Libellés

En cliquant sur le menu « Libellés » vous déroulez la liste des libellés déjà créés et vous cliquez sur le libellé choisi. Si le libellé n’existe pas vous avez la possibilité d’en créer un nouveau. Vous pouvez affecter plusieurs libellés au même courriel, En cliquant sur le bouton « Archiver », le courriel sort de la boite de réception.

Le menu « Déplacer vers » est une combinaison du menu « Libellé » et du menu « Archiver » et vous permet en une seule passe d’affecter un libellé à un courriel et de l’archiver,

 

Vous pouvez aussi accéder à ces fonctions en utilisant les raccourcis. Appuyez sur L pour les  “Libellés” et V pour “Déplacer vers”.

La saisie semi-automatique a été activée sur ces nouveaux menus. Vous n’avez donc qu’à entrer les premières lettres de votre libellé pour qu’il apparaisse. 

Multipanelmulti-panel

Une nouvelle fonctionnalité importante vient d’être lancée par Gmail : la possibilité d’ouvrir simultanément plusieurs panneaux sans avoir besoin d’ouvrir une nouvelle fenêtre. Pour les utilisateurs qui associent des labels à des messages et effectuent des recherches c’est une vraie avancée.

Depuis sa création toute recherche sur Gmail de messages spécifiques avec un label occupe la fenêtre du navigateur en entier, Il est désormais possible de partager l’espace.

Afin d’utiliser cette fonctionnalité , il vous faut activer Gmail Labs sur votre compte et démarrer “Multiple Inboxes” depuis la liste « Paramètres » > « Labs » (dérouler le menu pour la trouver, c’est en bas). Le terme est en fait un peu trompeur puisqu’il n’est pas possible de voir plusieurs comptes  à la fois dans une seule fenêtre (mais cela viendra peut-être bientôt).

Vous pouvez alors créer jusqu’à 5 différents panneaux dans le menu « Paramètres »> « Multipanel ». Il vous faudra alors entrer manuellement le code de votre Label. Si par exemple vous paramétrez (is:unread, is:inbox) dans un panneau vous ne verrez que les messages non lus de votre boite de réception. Le système est assez souple et permet de combiner plusieurs labels ou tags dans un seul panneau.

Recherche rapide

Si votre boite de réception contient un nombre important de messages lus et non lus vous pouvez rapidement créer un filtre qui isolera les messages non lus par exemple. Il vous suffit de frapper dans la boite de recherche label:unread label:inbox et cliquez sur rechercher les messages et vous verrez uniquement vos messages non lus.

La même technique s’applique si vous voulez voir tous les messages ayant reçu le libellé « seniors » frapper label:senior

Multi-adresses GMAILMulti-adresses

Saviez-vous que votre compte GMail vous offre une autre adresse courriel ? En plus de votre adresse courriel xx@gmail.com, une seconde adresse utilisant le nom de domaine xx@googlemail.com est associée à votre compte.

Pour utiliser cette seconde adresse, vous n’avez qu’à remplacer @gmail.com par @googlemail.com. Les courriels envoyés à cette adresse arriveront aussi rapidement que ceux envoyés sur votre adresse GMail régulière. Cette deuxième adresse pourrait vous servir à réduire le nombre de pourriels sur votre compte.

Comme cette deuxième adresse n’est pas connue, donnez-la à vos amis et contacts de confiance. Créez un répertoire (libellé) et un filtre qui accueilleront les courriels provenant de cette deuxième adresse. De cette façon, vous saurez que les mails apparaissant sous ce libellé sont légitimes. N’oubliez pas que sur GMail, vous pouvez créer un nombre illimité d’alias. Ainsi, vous pouvez vous inscrire à un service Web en utilisant l’adresse suivante : mongmail+alias@gmail.com. À la suite de votre adresse GMail, entrez le symbole + suivi de l’alias.

 

 

L’extension GMail Manager, vous permet de passer instantanément d’un compte à l’autre en un clic. Idéal pour ceux qui comme moi possèdent plusieurs comptes Gmail.

 

Gestion des messages

 Colorez vos messages grâce à la combinaison filtre et libellé. Il est plus facile de s’y retrouver dans votre boite de réception lorsque que les messages possèdent une couleur qui leur est propre. Vous pouvez facilement attribuer une couleur aux messages d’un expéditeur ou d’une liste de distribution en créant un filtre qui attribuera un libellé aux messages d’un expéditeur. Par la suite, il ne vous restera plus qu’à sélectionner une couleur pour votre libellé. Lorsque de nouveaux messages de cet expéditeur vous seront envoyés, ils apparaîtront dans votre boîte de réception avec la couleur que vous avez sélectionnée.


 

Ajoutez des pièces jointes rapidement à vos courriels. Plutôt que de parcourir les répertoires de votre disque dur, installez Dragdopupload. Ce module pour Firefox vous permet de déposer votre pièce jointe par un simple drag & drop directement dans l’espace “Joindre un fichier”.


 

Le chat et la Vidéo

 

La fonction Chat classique est bien entendu disponible sur Gmail mais limités aux contacts avec une adresse Gmail de votre liste de contact. Vous paramétrez les options dans « Paramètres » > « Chat ».

Le Chat audio ou Video de Gmail est aussi facile que d’envoyer un message instantané. Il suffit de cliquer sur la nouvelle rubrique « Paramètres » > « Chat3 » > « Vidéo et plus » sélectionnez « Démarrer le chat vidéo » ou « Démarrer Chat audio » . Vous pouvez passer à un affichage plein écran ou créer une fenêtre popup de chat et modifier sa taille et son positionnement. Bien sûr, tout le monde n’a pas une webcam, mais même si vous ne l’utilisez pas, vous pouvez toujours avoir des conversations vocales depuis votre adresse e-mail ou un chat par messages instantanés.

Vidéo-Chat


  Et vous quels options utilisez vous?


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